מאת: אריה כהן MBA

הגדרת התקן

תהליך הגיוס הנכון של עובד מתאים לתפקידו, בכל עסק ובכל רמה, מתחיל בהגדרה נכונה, מלאה ומדויקת של התפקיד אליו מעוניינים לגייס את העובד. המנכ"ל ו/או הבעלים של העסק מגדיר את הצורך ואת המדיניות. מנהל כוח האדם או העובד הממונה על הגיוס וההשמה הופך את דרישת המנכ"ל לתקן הכולל מידע לפחות בתחומים הבאים:

  1. תיאור התפקיד – כותרת ופרטי משנה.
  2. כישורים פורמליים נדרשים: השכלה, ניסיון קודם וכד'.
  3. מיקום בארגון – כפוף למי וממונה על מי כנושאי תפקידים.
  4. קווי התקשורת העומדים לרשות העובד – בתוך הארגון – אל הממונים והכפופים, ומחוץ לארגון – אל גורמים שהוא חייב להיות בקשר עמם.
  5. תנאי העסקה, כולל: שעות עבודה, שכר, תמריצים ובונוסים, כיסוי הוצאות הכרוכות בביצוע התפקיד.
  6. התוצרים שהנהלת הארגון מצפה לקבל מהעובד. להשתדל להביא לידי ביטוי כמותי עד כמה שהדבר ניתן.
  7. הכלים העומדים לרשות העובד לשם הפקת התוצרים לעיל.
  8. ההכשרות וההשתלמויות שעל העובד לעבור על מנת לרכוש את הידע הנדרש לביצוע תקין של תפקידו.

התקן חייב להיות כתוב והוא יימסר לעובד מיד עם קבלתו לעבודה. מומלץ להגיע למצב שהתקן יהיה כה ברור עד כדי העדר צורך לתת הסברים נוספים, ולאחר קריאתו והבנתו יוכל העובד להתחיל מיד בעבודה.

תקן מדוייק העומד לרשות מערך הגיוס של עובדים לחברה מאפשר לו לנתב בצורה נכונה את החיפוש אחר העובד המתאים לתקן, לבנות נכון את מודעת הדרושים ולדעת מה לחפש בקורות החיים שיגיעו. אי אפשר ואסור "לברוח" מכתיבה והגדרה מדוייקים של התקן גם למשרות זוטרות באופן יחסי. אם לא נדע מראש שהתפקיד הוא זוטר והשכר המוצע הוא בהתאם לכך, – נבזבז זמן יקר על ראיונות סרק עם אנשים מוכשרים ובעלי נסיון שהמשרה מראש אינה מתאימה לכישוריהם, ולהיפך כאשר מדובר בתפקיד ניהולי.

התהליך

מודעת "דרושים"

בדרך כלל אין צורך להוציא סכומים גדולים על פרסום מודעות גדולות וצבעוניות. מודעת מילים המנוסחת נכון עשויה להספיק ברוב המקרים. במקרים של חיפוש מועמדים לתפקידים בכירים ביותר או גיוס כמות גדולה של עובדים לעסק חדש – נהוג לפרסם מודעה גדולה יותר, וגם אז – רצוי לא להגזים. יש לזכור כי הפרסום באינטרנט – עובד! כאשר מפרסמים מודעה בעיתונות הכתובה יש לזכור לדרוש פרסומה גם באתר האינטרנטי, ולעתים – פרסום באינטרנט בלבד עשוי להספיק.

כל פרסום צריך להכיל את המידע הבא:

  • מידע על העסק המחפש את העובד. הרצוי ביותר הוא לפרסם את שם העסק ותחום עיסוקו ולא רק את תחום העיסוק.
  • הגדרה של התפקיד אותו מבקשים לאייש.
  • תמצית הכישורים הנדרשים.
  • דרך להתקשרות.

במודעות מילים מומלץ להתחיל בהגדרת התפקיד באופן אטרקטיבי או בולט, ולאחר מכן פרטי המידע האחרים.

קורות חיים

קורות חיים הכתובים בצורה נכונה ותמציתית מהווים את כרטיס הביקור של העובד המבקש להתקבל לעבודה. המסמך מאפשר קבלת התרשמות ראשונית על המועמד וביצוע סינון ראשוני של עובדים שאינם מתאימים. העדר התאמה יכול לנבוע ממקום מגורים מרוחק מאד ממקום העבודה או מתיאור תכונות וניסיון שאינם הולמים את דרישות התפקיד.

לאחר הסינון הראשוני בוחנים מחדש את קורות החיים של אלה שלא סוננו. בבחינה הנוספת אנו מתרכזים בצורת הניסוח של פרק הנסיון התעסוקתי. הדרישה הבסיסית היא שתאור הנסיון הקודם יהיה רציף מבחינה כרונולוגית ללא הפסקות ממושכות שאינן מוסברות בסיבה סבירה (כגון: לימודים או נסיעה לחו"ל).

בנוסף, מעניין אותנו לראות את הסיבות להחלפת מקומות עבודה בעבר ואת הסיבה לרצון להתקבל לעבודה חדשה בהווה. בניגוד למרבית השיטות הנהגות בגיוס והשמה של עובדים – אנו נעדיף עובדים הכותבים כסיבה את הרצון שלהם להתקדם, על פני עובדים שפוטרו, גם אם סיבת הפיטורין לא היתה תלוייה בהם אישית (כגון צימצומים, מצב לא טוב של העסק בו עבדו וכד'). הרצון להתקדם, התחושה שעובד מיצה את עצמו במקום עבודה מסויים מצביעים על אדם שרגיל לשלוט בגורלו ולקחת עליו אחריות מלאה, וזאת בניגוד לאחרים הנוהגים לתת לגורמים שאינם בשליטתם להכתיב להם את מהלך חייהם. אנו נעדיף עובדים עם תכונות ייזמות ועם הרגלים של קבלת אחריות גם למשרות הזוטרות ביותר. לדוגמא:

מזכירה – כתבנית: תהיה מסוגלת להעביר לממונה עליה שיחות טלפון לא חשובות באמצע פגישות חשובות רק משום שהמטלפן היה תקיף מספיק בדרישותיו. או תתרץ בתירוצים שונים, ולרוב לא נכונים, את העובדה שלא סיימה להקליד חומר מסויים במקום לסיים את ההקלדה גם אם זה יחייב אותה להישאר במשרד זמן מה לאחר שעות העבודה.

או למשל: מוקדניות ומוקדני טלמרקטינג – חייבים להיות אסרטיביים בניהול שיחת המכירה ולקחת עליה פיקוד ואחריות. אדם שאינו מנהל את חייו תוך לקיחת אחריות עליהם, יתן לכל התנגדות של לקוח פוטנציאלי להפסיק את שיחת המכירה.

מבדקים וראיון אישי

מרבית המבדקים הקיימים מנסים להעריך אינטליגנציה, יכולת למידה, כישורים טכנולוגיים ותכונות אופי. יש לשקול את הנושא של שימוש במבדקים שונים במבחן של עלות – תועלת. חלק מהמבדקים אינם זולים בעוד שרמת המובהקות של תוצאותיהם מוטלת בספק.

מהן התכונות שאני מחפש אצל כל מועמד לעבודה בכל ארגון?

  1. יכולת לנהל תקשורת, לקבל מסרים ולהבינם ולהעביר מסרים בצורה ברורה ולוודא שנקלטו אצל מקבליהם.
  2. יכולת להשלים מחזורי פעולה. בכל נושא שעל עובד לבצע יש התחלה, ביצוע תהליך וסיום. יש אנשים אשר מסיבות היותם תחת השפעות שליליות מסוימות – מתקשים או אינם מסוגלים להשלים מחזור פעולה ולסגור מעגלים עד תום. אנשים כאלה יתחילו משימות רבות ולא ימשיכו בהן או שלא יסיימו אותן תוך זמן סביר. אלה תכונות שליליות ביותר מנקודות ראותו של כל מעסיק. היכולת לאבחן אותן ולנבא מראש דבר קיומן מחייב שימש בטכניקות ייחודיות.

הראיון האישי הוא חיוני לצורך האבחון של יכולות התקשורת של המועמד לעבודה ולצורך קבלת התרשמות ראשונית על יכולתו להשלים מחזורי פעולה.

המראיין המיומן שעבר הכשרה מסויימת מסוגל, תוך כדי הראיון האישי, להתרשם כיצד מתייחס המרואיין להישגיות של עצמו. האם הוא שבע רצון מהישיגיו אך שואף לשפרם עוד יותר, או שהוא כועס על כל העולם מאחר ולא הגיע ליעדים שהוא סבור שהיה צריך להיות בהם, או שהוא חי בפחד מתמיד שמא יקרה איזה אסון וגן מה שהגיע אליו – יילקח ממנו. בקביעת איבחון כזה יש אפשרות להעריך את יכולתו של המרואיין לנהל תקשורת ברמה סבירה עם אנשים סבירים. ע"י בדיקה נוספת של עמדות המועמד לעבודה בנושאים שונים ניתן גם לקבל הערכה ראשונית על מידת יכולתו לסיים מחזורי פעולה בהווה ובעבר.

לראיון האישי יש איפוא משקל חשוב בקבלת החלטה על התאמת המועמד לעבודה לתפקיד המיועד לו וליכולת שילובו בארגון.

ההשמה – סגירת מעגל

לאחר תהליך המיון והסינון, כשהוחלט שמועמד מסוים מתאים לדרישות התקן – מתבצע תהליך השמה. בתהליך זה – ככל שהתקן הכתוב מפורט יותר ומדויק יותר – תהליך ההשמה פשוט ומובן מעצמו. העובד קורא את התקן שלו, שואל שאלות הבהרה ומקבל עליהן תשובות, ומתחיל בעבודה. כל מה שיש לעשות, בשלב זה, הוא לבחון באיזו מידה ובאיזו מהירות מתבצע התהליך וכי אין סטיות משמעותיות בין התקן לביצוע שלו.