מאת: אריה כהן

תהליך התכנון על פי "שיטת השפע"

תהליך התכנון של עסק בהקמה אינו שונה מהותית מתכנון המתבצע בעסק קיים ופעיל. מה שברור הוא שבשני המקרים דרושה תכנית עסקית, כאשר בעסק פעיל התכנית מוגדרת גם כתקציב או בשם אחר המשקף את תכנון המקורות והשימושים העתידיים.

התכנון על פי "שיטת השפע" מתבצע מהסוף להתחלה. בשלב הראשון אני מבקש מהיזם או מהמנהל להתבונן אל עבר יעדים ארוכי טווח ושאיפות נעלות שהם יכולים להתחבר אליהם רגשית, גם אם הם לא קשורים ישירות לעסק המתוכנן. אני מבקש מהם להתעלם לחלוטין ממגבלות של זמן וכסף, ולהביע באופן חופשי את שאיפותיהם הכלכליות או החברתיות. לאחר מכן אנו מנסים יחד לתת לשאיפות אלה ביטוי כמותי וכספי. לדוגמא: האיש אומר: "אני רוצה להיות במצב שאוכל כל שנה לתרום מיליון דולר לצדקה." אם אני יודע שהאיש הוא מסורתי בהשקפותיו, – התרגום של שאיפה כזו הוא להרוויח כל שנה 10 מיליון $ ולתת "מעשר" לצדקה. בנקודה זו מתחיל תהליך התרגום מפנטזיה לתכנית עבודה עבור העסק המסוים: מה צריך לעשות בו על מנת להגיע ליעד וכמה זמן עשוי לחלוף עד שהמטרה תושג. מתוך התכנון ארוך הטווח, ללא מגבלות זמן וכסף, אנו מגיעים בהדרגה גם לתכנית חומש ותכנית מפורטת יותר לשנה הקרובה, עם יעדים כמותיים ואומדנים שניתן לתת להם ביטוי כספי. כך נוצר השלד של התכנית העסקית.

 

הגורמים שיש לתקצב בתכנית העסקית

התכנית העסקית נבנית, על פי שיטת השפע, מכיוון התוצאה המתבקשת אל האמצעים הנדרשים.

בתחילה אנו מציבים יעדי רווח ל-5 השנים הקרובות, תוך הגדרה ברורה ומפורטת יותר לשנת הפעילות הראשונה. לאחר מכן אנו שואלים עצמנו, ובמידת הצורך נעזרים גם ביועצים אחרים, – מה צריך להיות כלול בעסק על מנת להגיע לרווח המתוכנן, וזאת מבחינת הגורמים הבאים:

  1. מיקום פיזי והשקעה בו.
  2. ציוד, מכונות ומחשוב.
  3. עובדים לסוגיהם ותפקידיהם.
  4. מלאי ראשוני של חומרים.
  5. תקציב פרסום וקידום מכירות.
  6. כסף ממקורות עצמיים ואשראי.

התשובות לנקודות א-ה יוצרות את התשובה לשאלה כמה כסף נדרש על מנת לבצע את התכנית העסקית ומאילו מקורות יבוא הכסף.

 

הדגמת תהליך התכנון

נניח שעסק יצרני קובע לעצמו יעד להגיע לרווח של 500,000 ₪ בשנה הקרובה. לפי חישוביו – הרווח מהווה 25% מהפדיון, דהיינו – יש למכור מוצרים ב-2,000,000 ₪ על מנת לכסות את העלויות השונות ולהרוויח 500,000 ₪. בממוצע שנתי הוא צריך להגיע למכירות של 167,000 ₪ בחודש, כאשר סביר להניח שהיקף המכירות יהיה קטן יותר בחודשים הראשונים.

כעת מגיע הזמן למצוא תשובות לכל יתר הנקודות: איזה ציוד נדרש על מנת להגיע לתפוקה כזו עם יכולת נוספת לגדול? מה שטח הייצור הנדרש להתקנת ציוד כזה? כמה חומרי גלם צריך לרכוש למלאי על מנת להבטיח פעילות רצופה במחזור מכירות שלם? מהו שטח האחסון הנדרש עבור חומרי הגלם והמוצרים המוגמרים בהיקף הפעילות המתוכנן? כמה ואיזה עובדים יש להעסיק בייצור, בניהול ובשיווק? מהו התקציב המשוער של הפרסום הראשוני והחדירה לשוק?

כאשר יש בידינו תשובות כמותיות לכל השאלות הללו – יש לנו שלד טוב למדי של ספר תקציב שבו מוגדרים סכומי ההשקעה וסכומי ההוצאות התפעוליות עם יעד מוגדר של מכירות ורווחים.

 

ניתוח הצרכים הכספיים

סיכום ההשקעות הנדרשות יחד עם הגירעון בתזרים המזומנים הצפוי בחודשי הפעילות הראשונים מאפשר לנו לקבוע מהם סכומי הכסף הדרושים לביצוע התכנית. מה שנותר הוא לקבוע מהם המקורות העומדים לרשותנו ובאיזו רמה של זמינות.

ראשית – יש לבחון בדייקנות מהו היקף המקורות העצמיים העומדים לרשותנו. את הסכום הנוסף הנדרש יש להשיג, ברוב המקרים, באמצעות אשראי בנקאי. למימון זה יש לבנות מערך בטחונות אשר יספק את הבנקים. מאד מומלץ להקצות סכומים מספיקים כרזרבה על מנת שניתן יהיה לבצע את התכנית ללא תקלות, ולשם כך מומלץ לא להשתמש בכל המקורות העצמיים עד תום.

רק אם וכאשר מגיעים למערכת הסכמות מאושרות עם המוסדות הכספיים – ניתן להתחיל בביצוע התכנית. אחת הסיבות השכיחות לסגירתם של עסקים קטנים חדשים במהלך שנת הפעילות הראשונה שלהם היא העדר תכנון כספי נאות, דבר הגורם ליזם להשתמש בכל המקורות העצמיים שלו לפני שהוא פונה לבקש אשראי מהמערכת הבנקאית, וכשהוא פונה לבסוף – הוא כבר נמצא במצוקה המתבטאת בפעילות לא תקינה בחשבונו, ואז הבנקים מסרבים לאשר את בקשותיו.

 

חלופות תכנוניות

בפני היזם שלא יצליח לגייס מראש את המימון הנדרש לביצוע תכניתו, עומדות שתי אפשרויות עיקריות:

א. לחלק את התכנית לשלבי משנה ולהציב יעדים מצומצמים יותר בשלב הראשון, ובהתאם לכך להגיע לתחזית מצומצמת יותר של צרכים כספיים שתהיה מקובלת על המערכת הבנקאית.

ב. לבקש סיוע מקרנות בערבות המדינה או קרנות מתאימות אחרות או להכניס שותף אסטרטגי שיוכל לממן את ההפרש בהון העצמי הדרוש, או שילוב של שני הצעדים, אפילו תוך העלאת הרף התיכנוני.